Дорожная карта проекта: как создать главный план и правильно им поделиться

Проектным группам нужен источник достоверной информации. Цифры говорят сами за себя: работники интеллектуального труда ценят, когда в основе их деятельности лежит единая база знаний. Её придётся создавать по примерам или с нуля. Лучше сразу перейти к стадии принятия.

Чаще всего в роли источника выступает так называемая дорожная карта, план реализации проекта, который наполняется от общего к частному. С ним даже после первых широких мазков команде становится понятно, куда и как всё движется. Карта представляет собой визуальный документ, схему, она интуитивно понятна и кроме внутренней коммуникации может послужить для взаимодействия с внешними подрядчиками, инвесторами, консультантами. Если это не так, то перед вами не дорожная карта.

Сегодня мы расскажем о важности дорожной карты проекта для управления взаимоотношениями и приведём рекомендации по её созданию.

Оглавление:

• Что такое дорожная карта проекта
• Ключевые компоненты дорожной карты
• Примеры
• Дорожная карта проекта и продукта: различия
• Преимущества хорошего плана в ИТ-команде
• Как создать дорожную карту и поделиться ей

Что такое дорожная карта проекта

Дорожную карту проекта используют для визуализации и структурирования общих целей, результатов и ключевых этапов. Они иллюстрирует размер проекта и его постепенную реализацию в установленные сроки.

Ради наилучшего эффекта карта должна быть простой и наглядной, сообщать только общую информацию и опускать мелкие детали.

По мере продвижения разработки вы можете использовать компоненты дорожной карты в качестве ориентиров, к которым можно крепить отчёты о результатах, технические, управленческие и финансовые артефакты. Она не должна безудержно разрастаться сама, но может содержать отсылки к подробностям.

Ключевые компоненты дорожной карты

• Цели и задачи
• Основные этапы и ожидаемые результаты
• Зависимости этапов и задач
• Даты начала и окончания по каждой задаче и проекту в целом
• Ответственные лица
• Риски проекта

Каждому ли проекту нужна дорожная карта? Определённо нет. Если проект атомарный, а на картирование уйдёт больше времени, чем на прототип или вообще реализацию, в ней нет смысла. Она должна иметь цель, приносить пользу. С другой стороны, этим легко оправдать лень. Поэтому каждый руководитель должен считать своим долгом видеть проект целиком и уметь оценить преимущества и недостатки конкретного инструмента.

Нужно помнить, что если в сложном проекте пропустить начальный этап создания дорожной карты, потом проектирование могут испортить уже выполненные компоненты, которые встроятся в карту по молчаливому согласию и вопреки здравому смыслу. Галлюцинации разработчиков станут реальностью и закрепят ошибки, которых можно избежать при обсуждении плана.

Большим проектам дорожная карта просто необходима. Здесь балансируют несколько переменных: цели, планы, этапы и риски. Вы управляете ожиданиями заинтересованных сторон, зависимостями задач и ограничениями по времени и бюджету. Карта становится основой для понимания этой информации и консенсуса всех сторон перед началом разработки.

Проект часто изображают в виде диаграммы Ганта. Но если вы не являетесь поклонником графиков и полос, существуют инструменты управления проектами, которые покажут всё в виде таблиц, досок и графиков.

Примеры дорожных карт

За основу карты можно брать любой понравившийся фреймворк. Главное, чтобы вас поняли. Диаграмма связей, например, хорошо подходит для инфраструктурного плана проекта, Гант — для сроков и параллелизации спринтов, а канбан-доска в стиле Trello — для управления небольшим проектом. Но у вас могут быть иные впечатления, которые во многом зависят от используемого ПО и его функций.

Дорожная карта проекта и продукта: в чём разница

Дорожная карта проекта отличается от дорожной карты продукта так же, как проекты отличаются от продуктов. Единственное сходство в том, что их задача — быть визуальным представлением целей.

Продукт

Дорожная карта продукта описывает каждый этап жизненного цикла: создание идеи, разработку, маркетинг, продажу и вывод из эксплуатации. Она включает ключевые особенности, общие задачи и стратегические направления, а также цели. Сроки могут быть приблизительными. Документ будет меняться до тех пор, пока вы не прекратите продавать и поддерживать то, что создаёте.

Карта продукта

• Идёт от начала до сворачивания продукта
• Основное внимание на стратегические инициативы Требует взгляда в будущее
• Нацелена на достижение бизнес-целей
• Описывает функции продукта и запланированные даты выпуска его функций, версий, итераций
• Есть конкретный менеджер продукта, есть команда или команды, когда продукт слишком большой для одной группы исполнителей

Проект

Дорожные карты проекта включают задачи высокого уровня, связанные с конкретным аспектом продукта (например, UI/UX, разработка функций, тестирование). Разработка продукта может состоять из отдельных проектов. Скажем, из функциональных блоков интерфейса мобильного приложения и бэкенда.

Дорожные карты проектов обычно имеют конкретные даты окончания и основные этапы, потому что они суммируются из реальных сроков разработки, поставленных менеджером по каждой задаче. Проект с одной картой завершается — начинается другой с другой картой, и карту продукта пора корректировать по промежуточным результатам.

Карта проекта

• Есть даты начала и окончания
• Основное внимание уделяется тактическим, краткосрочным целям
• Требует ежедневного выполнения
• Стремится реализовать проект в нужном объёме, в срок и в рамках бюджета
• Описывает цели проекта и сроки сдачи
• Есть конкретный менеджер проекта и команда

Зачем ИТ-команде план

Дорожные карты подходят для всех сложных проектов, но особенно полезны для управления дистанционными командами и сотрудничества с аутсорсерами. Есть несколько конкретных преимуществ:

• Сила визуализации. Карта показывает важные вехи проекта. Вы можете использовать её во время презентаций, демонстраций и встреч, чтобы быстро погружать людей в дело и формировать представление о проекте как высокоорганизованной сущности
• Управление зависимостями. Структура дорожной карты со сроками позволяет видеть, как связаны части проекта и, соответственно, действия ответственных лиц. Это и аргумент в спорах, и возможность корректировать сроки, если происходят неожиданности
• Единый источник данных. В любом проекте в какой-то момент люди могут разойтись в представлениях о реализации своих частей с принятым изначально планом. Поэтому он должен быть на виду и оставаться актуальным. Это важный аспект коммуникации со своими и приглашёнными специалистами. Иногда контрагентам нужно освежать память о договорённостях — в этом карта тоже поможет
• Быстрая адаптация к изменениям. Если карта отражает настоящее положение дел, люди могут ориентироваться в успехах и неудачах реализации, распределять ресурсы, получают опорные точки для своей психики и не запрашивают у вас постоянные уточнения, не расшатывая вашу

Как создать дорожную карту проекта и поделиться ей

Карту рисуют на этапе планирования. Вам изначально нужно продумать план разработки, потому что без утверждения крупных мазков посыпется всё. Здесь требуется высокая согласованность, поэтому все специалисты должны внести корректировки и утвердить концепцию перед реализацией.

Обычно составление дорожной карты проекта в зоне ответственности менеджера проекта. Помогать ему могут все коллеги, способные ответственно и стратегически подойти к вопросу. Особенно важно участие идеолога проекта и тимлидов.

В создании документа можно ориентироваться на следующие шаги:

1. Пересмотр проекта. Постарайтесь пересмотреть проект, взглянуть на него свежо и трезво, как будто со стороны
2. Видение проекта. Напишите так называемое видение проекта – краткое описание ожидаемого вами результата и шагов к его достижению с решаемой проблемой, пользой для потребителя и рисками. Можно уложиться в одну страницу
3. Метрики. Определите критерии успеха проекта, ключевые показатели успеха и чёткие KPI. При гибком управлении команды должны видеть конкретные цели для каждого спринта. В каскаде важно заранее определить бизнес-результаты для каждого этапа
4. Функциональные блоки. Определите основные блоки проекта, на которые вы поделите его реализацию. Лучше всего делить так, чтобы по истечении каждой работы вы получали завершённую часть, которую можно протестировать
5. Сроки. Определите общие сроки, от начала до конца проекта. На том же этапе можно разобраться со сроками по функциональным частям, то есть детализировать сроки
6. Выставление блоков по срокам. Распределите блоки по временным отрезкам в рамках принятых сроков. Уже здесь могут возникнуть вопросы к изначальному планированию. Корректируйтесь, самое время. Пора внедрять метод освоенного объёма
7. Зависимости. Определите зависимость одних блоков от других. Необходимо понять, где остановка одной работы над одним элементом затормозит разработку другого элемента
8. Ответственные. Назначьте ответственных по каждому блоку. Выяснять сроки, создавать встречи, решать проблемы по функциональным блокам вы будете именно с ними, эту информацию лучше держать под рукой
9. Переоценка. Снова оцените карту свежим взглядом с выставленными блоками и сроками, покажите её закрытому кругу ответственных лиц, проведите эдакий альфа-тест, не раскатывая документ сразу на всех
10. Хранение карты. Карта должна быть в единственном экземпляре. Определите место, в котором будете хранить и актуализировать её. Например, облачный диск или Miro
11. Шеринг карты. Опубликуйте ссылку на карту в месте, которое является точкой входа в трудовую деятельность, например в ПО для управления выполнением задач. Если некоторым группам зрителей просто нельзя показывать всю карту, придётся создать упрощённую копию с учётом секретности и менять её вместе с изменениями оригинала. Наконец, откройте и отрегулируйте внешний доступ

Итог

Наличие roadmap в проекте даёт возможность заранее увидеть недостатки планирования, держать в курсе задуманного все стороны, эффективнее управлять ресурсами, временем и задачами. Отсутствие же дорожной карты приводит к неопределённости по всем фронтам. Это конфликты приоритета, расфокусировка, затруднение коммуникации.

Заложив в самом начале ресурсы на создание хорошей дорожной карты, вы обеспечите плавную и прогнозируемую работу над проектом на всём его протяжении. Воспринимайте это правильно: не как краткосрочные затраты, а как долгосрочные инвестиции в скорость, покой и порядок.

Далее: Spider Group стала партнёром ОМП по разработке приложений для Авроры

В Spider Group на вас работает более чем двадцатилетний опыт в разработке мобильных приложений, веб-разработке, серверных проектах, дополненной реальности, искусственном интеллекте и интернете вещей.